Chýbajúce doklady od klientov: systém uzávierok a pripomienok

Stav k 19. októbru 2026. Lehoty sme overili v zákone o DPH, daňovom poriadku, zákone o účtovníctve a Obchodnom zákonníku v znení účinnom k dnešnému dňu aj od 1. 1. 2027 — v týchto bodoch sa k 1. 1. 2027 nič nemení.

Témy „hranica tolerancie voči klientom“, „ako stíhať uzávierky“ a „klient odovzdá len výpis a čaká, že mu pošlem zoznam, čo chýba“ patria v skupinách účtovníkov na Facebooku k najčítanejším — príspevok o tolerancii mal vyše 500 reakcií. Nižšie je postup, ktorý sa dá zaviesť v kancelárii s piatimi aj s dvesto klientmi.

Prečo je kľúčový 25. deň a čo z neho vyplýva

Pre platiteľa DPH so sídlom alebo bydliskom v tuzemsku platí v jednej lehote trojica povinností:

Zdaňovacím obdobím je kalendárny mesiac; štvrťrok si môže zvoliť platiteľ, ktorý je platiteľom viac ako 12 mesiacov a za posledných 12 mesiacov nedosiahol obrat 100 000 eur (§ 77). Ak 25. deň pripadne na sobotu, nedeľu alebo sviatok, posledným dňom lehoty je najbližší pracovný deň (§ 27 ods. 4 daňového poriadku). Zákonnú lehotu správca dane predĺžiť nemôže (§ 28 ods. 2 daňového poriadku).

Z toho vyplývajú dve praktické veci:

• Chýbajúca vydaná faktúra je horšia ako chýbajúca prijatá. Daňová povinnosť z dodania vzniká bez ohľadu na to, či účtovník faktúru má. Ak ju dostane neskôr, rieši sa dodatočné daňové priznanie a podľa § 155 daňového poriadku aj pokuta z rozdielu dane.
• Chýbajúcu prijatú faktúru možno dočerpať neskôr. Odpočítanie dane sa vykoná najskôr v období, keď právo vzniklo, a najneskôr v poslednom zdaňovacom období toho kalendárneho roka, ak má platiteľ faktúru do lehoty na podanie priznania; inak v období, keď faktúru dostane (§ 51 ods. 2 zákona o DPH). Klient o odpočet neprichádza, ale prichádza o peniaze v čase — a kancelária o prehľad.

Zákon o účtovníctve k tomu dodáva, že účtovná jednotka, ktorá poverí vedením účtovníctva inú osobu, sa tým nezbavuje zodpovednosti za vedenie účtovníctva ani za jeho preukázateľnosť (§ 5 ods. 2). Účtovné prípady musí doložiť účtovnými dokladmi (§ 6 ods. 1) a doklad vyhotoviť bez zbytočného odkladu (§ 10 ods. 2). Ak kancelária pracuje na mandátnej zmluve, Obchodný zákonník výslovne ukladá mandantovi odovzdať včas veci a informácie potrebné na zariadenie záležitosti (§ 568 ods. 2). Toto sú argumenty, ktoré sa oplatí klientovi pripomenúť pri podpise zmluvy, nie až v strede sporu.

Zmluvný termín: prečo práve „do 10. dňa“

Desiaty deň nie je zákonná lehota, ale pracovný kompromis: kancelária má po ňom približne dva týždne na zaúčtovanie, kontrolu, doplnenie chýbajúcich dokladov a podanie do 25. dňa. Pre klientov bez DPH, s ročnou uzávierkou alebo s malým počtom dokladov môže byť termín voľnejší; pre klientov so mzdami ho zvyčajne treba skôr.

Do zmluvy o vedení účtovníctva odporúčame zapísať:

1. Termín dodania dokladov za predchádzajúci mesiac (napr. do 10. dňa) a čo všetko pod „doklady“ patrí: vydané a prijaté faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady, zmluvy, podklady k mzdám.
2. Spôsob dodania — jeden kanál (zdieľaná zložka, portál, e-mailová adresa kancelárie), nie päť rôznych.
3. Termín odpovede na dopyt kancelárie, napr. do 3 pracovných dní.
4. Čo sa stane pri omeškaní — posunutie spracovania, príplatok, neskôr výpoveď (pozri nižšie).
5. Výslovné vyhlásenie, že za úplnosť a včasnosť dokladov zodpovedá klient a kancelária nezodpovedá za následky spôsobené ich neskorým dodaním.

Poslednú vetu nechajte posúdiť advokátom; jej účinnosť závisí od celej zmluvy. Ako termín a príplatky premietnuť do ceny, rozoberáme v článku Ako naceniť účtovnícke služby.

Mesačný rytmus uzávierky

Pevný kalendár, ktorý sa každý mesiac opakuje, je dôležitejší ako akýkoľvek jednotlivý termín. Klient si zvykne a kancelária vie, čo robiť v ktorý deň.

Úplný prehľad termínov na celý rok (DPH, preddavky, mzdy, odvody) nájdete v kalendári daňových a odvodových povinností 2027.

Zoznam chýbajúcich dokladov z bankového výpisu

Bankový výpis je najlepší kontrolný zoznam, ktorý máte. Každý pohyb na účte by mal mať svoj doklad. Postup:

1. Vyžiadajte výpis ako prvý — ideálne automaticky, priamo z banky alebo prostredníctvom prístupu klienta.
2. Prejdite pohyby a priraďte doklady, ktoré už máte. Pri platbách kartou, zo Stripe, Bookingu či Airbnb to býva najťažšie; postupy sú v článku Párovanie platieb bez variabilného symbolu.
3. Zvyšok zapíšte do zoznamu v tvare, ktorý klient pochopí bez účtovníckych znalostí: dátum, suma, protistrana, text platby, čo chýba (faktúra, zmluva, bloček).
4. Označte priority: výdavky s DPH nad určitú sumu a všetky príjmy hore, drobné výdavky dole.
5. Pošlite zoznam raz, v jednom e-maile, s jasným termínom. Nie po jednej položke.

Výpis však neukáže všetko — vydané faktúry, ktoré ešte nik nezaplatil, ani hotovostné nákupy. Preto sa pri platiteľoch DPH oplatí klienta zakaždým výslovne požiadať aj o úplnú knihu vydaných faktúr z jeho fakturačného programu.

Eskalácia pripomienok: e-mail, SMS, telefonát

Pripomienka, ktorá chodí stále rovnako, prestane fungovať. Pomáha stupňovanie — každý ďalší krok je kratší, konkrétnejší a ide iným kanálom.

Dve pravidlá, ktoré šetria nervy: pripomienka sa nesmie poslať klientovi, ktorý už všetko dodal, a každá odoslaná pripomienka musí byť zaznamenaná. Keď sa klient po pokute od finančnej správy ohradí, že „nikto mu nič nepísal“, záznam je jediný argument.

Šablóna 1: prvá výzva (začiatok mesiaca)

Predmet: Doklady za [mesiac] — termín do [dátum]

Dobrý deň, [meno],

prosíme o doklady za [mesiac] do [dátum]: vydané a prijaté faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady a prípadné nové zmluvy. Doklady nahrajte do [zdieľaná zložka / portál] alebo pošlite na [e-mail].

Ďakujeme, [podpis]

Šablóna 2: zoznam chýbajúcich dokladov (po termíne)

Predmet: Chýba nám [počet] dokladov za [mesiac]

Dobrý deň, [meno],

pri kontrole bankového výpisu sme k týmto platbám nenašli doklad:

1. [dátum] — [suma] € — [protistrana / text platby] — chýba faktúra
2. [dátum] — [suma] € — [protistrana] — chýba bloček alebo zmluva

Pošlite ich prosím do [dátum], aby sme stihli podať DPH a kontrolný výkaz do 25. [mesiac]. Ak niektorá platba nebola súkromná alebo k nej doklad nebude, stačí nám to napísať.

[podpis]

Šablóna 3: posledná výzva (deň uzávierky)

Predmet: Posledná výzva — doklady za [mesiac]

Dobrý deň, [meno],

stále nám chýbajú doklady uvedené nižšie. Dnes uzatvárame podklady pre DPH za [mesiac]. Doklady, ktoré nedostaneme do [dátum, čas], nebudú zahrnuté v priznaní za toto obdobie:

• pri prijatých faktúrach si odpočet DPH uplatníte až v neskoršom období,
• pri vydaných faktúrach bude potrebné dodatočné daňové priznanie, s ktorým môže finančná správa spojiť pokutu,
• podľa zmluvy účtujeme za spracovanie dokladov dodaných po termíne príplatok [suma].

[zoznam chýbajúcich dokladov]

[podpis]

Poplatok za oneskorené dodanie: ako ho dať do zmluvy

Klienti, ktorí dodávajú neskoro, stoja kanceláriu najviac času — víkendová práca, opakované kontroly, dodatočné priznania. Zmluva to môže premietnuť dvoma spôsobmi:

• Príplatok k cene za spracovanie dokladov dodaných po termíne (fixná suma alebo percento z mesačnej odmeny). Ide o cenu za prácu navyše; formulujte ho ako súčasť cenníka.
• Zmluvná pokuta za porušenie povinnosti dodať doklady včas. Obchodný zákonník umožňuje súdu neprimerane vysokú zmluvnú pokutu znížiť (§ 301), preto by mala byť primeraná.

V praxi sa príplatok vymáha ľahšie, lebo klient ho vidí v cenníku od začiatku. Dôležitejšie ako výška je dôslednosť: ak sa príplatok raz odpustí každému, prestane mať účinok.

Platí aj opačné pravidlo — ak klient pošle doklady po uzávierke kancelárie, kancelária nemusí zostať po nociach. V zmluve môže stáť, že doklady dodané po určitom dni sa spracujú v nasledujúcom období.

Kedy dať klientovi výpoveď

Hranica tolerancie je individuálna, ale pomáha ju mať napísanú vopred. Signály, ktoré sa v kanceláriách opakujú:

1. Klient tri mesiace za sebou nedodal doklady v termíne napriek eskalácii.
2. Opakovane treba podávať dodatočné priznania kvôli zatajeným vydaným faktúram.
3. Klient odmieta zaplatiť príplatok, ktorý podpísal.
4. Kancelária na ňom stráca peniaze — odpracované hodiny presahujú to, čo klient platí.
5. Klient očakáva, že riziko za jeho omeškanie ponesie kancelária.

Ak je zmluva mandátna, Obchodný zákonník dáva mandatárovi (kancelárii) právo vypovedať ju s účinnosťou ku koncu kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci doručenia výpovede, ak z výpovede nevyplýva neskorší čas (§ 575 ods. 1). Zároveň musí kancelária klienta upozorniť, aké opatrenia treba urobiť, aby mu nevznikla škoda (§ 575 ods. 2) — napríklad na najbližší termín DPH. Zmluva si môže dohodnúť inú výpovednú lehotu; vtedy platí tá. Zmluvy o vedení účtovníctva bývajú uzatvorené aj ako nepomenované (§ 269 ods. 2), preto si výpovedné podmienky skontrolujte v konkrétnom texte.

Checklist: systém zberu dokladov v 10 krokoch

1. Do zmluvy zapíšte termín dodania, kanál, termín odpovede a príplatok.
2. Pre každého klienta určte zdaňovacie obdobie a svoj interný termín uzávierky.
3. Zjednoťte kanál, ktorým doklady chodia.
4. Nastavte automatickú výzvu na začiatku mesiaca.
5. Bankový výpis spracúvajte ako prvý a robte z neho zoznam chýbajúcich dokladov.
6. Pri platiteľoch DPH si vyžiadajte úplnú knihu vydaných faktúr.
7. Pripomienky stupňujte: e-mail, SMS, telefonát, posledná výzva.
8. Nepripomínajte klientom, ktorí už dodali, a každú pripomienku zaznamenajte.
9. Príplatky účtujte dôsledne a evidujte čas strávený naháňaním dokladov.
10. Raz za štvrťrok vyhodnoťte, ktorí klienti systematicky meškajú, a rozhodnite o nich.

Časté otázky

Do kedy musí platiteľ DPH podať daňové priznanie a kontrolný výkaz?

Do 25 dní po skončení zdaňovacieho obdobia, teda mesiaca alebo štvrťroka. V rovnakej lehote musí zaplatiť vlastnú daňovú povinnosť a podať aj súhrnný výkaz, ak ho podáva. Ak 25. deň pripadne na víkend alebo sviatok, lehota sa posúva na najbližší pracovný deň. Zákonnú lehotu správca dane predĺžiť nemôže.

Aký termín na dodanie dokladov dať klientom do zmluvy?

Zákon ho neurčuje. V praxi sa osvedčil 10. deň nasledujúceho mesiaca, pretože kancelárii zostanú približne dva týždne na zaúčtovanie, doplnenie chýbajúcich dokladov a podanie DPH a kontrolného výkazu do 25. dňa. Pri klientoch so mzdami býva termín skôr.

Kto zodpovedá za účtovníctvo, keď klient neposlal doklady?

Účtovná jednotka, teda klient. Podľa § 5 ods. 2 zákona o účtovníctve sa poverením inej osoby vedením účtovníctva nezbavuje zodpovednosti za jeho vedenie a preukázateľnosť. Pri mandátnej zmluve je mandant navyše povinný odovzdať mandatárovi včas veci a informácie potrebné na plnenie (§ 568 ods. 2 Obchodného zákonníka).

Čo sa stane, keď faktúra príde po podaní priznania k DPH?

Pri prijatej faktúre si klient odpočet uplatní neskôr, najneskôr v poslednom zdaňovacom období roka, v ktorom právo vzniklo, alebo v období, keď faktúru dostane (§ 51 ods. 2 zákona o DPH). Pri vydanej faktúre treba podať dodatočné daňové priznanie a finančná správa môže uložiť pokutu z rozdielu dane podľa § 155 daňového poriadku.

Môže účtovná kancelária účtovať poplatok za oneskorené dodanie dokladov?

Áno, ak je dohodnutý v zmluve. Najčastejšie ako príplatok k cene za spracovanie dokladov dodaných po termíne, alebo ako zmluvná pokuta. Zmluvná pokuta by mala byť primeraná, pretože neprimerane vysokú môže súd znížiť podľa § 301 Obchodného zákonníka.

Ako dlho trvá výpoveď zmluvy o vedení účtovníctva?

Závisí od zmluvy. Ak je zmluva mandátna a výpovednú lehotu neupravuje, kancelária ako mandatár ju môže vypovedať s účinnosťou ku koncu kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom klient výpoveď dostal. Kancelária musí klienta upozorniť na opatrenia potrebné na odvrátenie škody, napríklad na blížiace sa termíny.

Zdroje

1. Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, znenie účinné od 1. 1. 2027 — § 51 ods. 2, § 77, § 78, § 78a, § 80
2. Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, znenie účinné od 1. 1. 2026
3. Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), znenie účinné od 1. 9. 2026 — § 27, § 28, § 154, § 155
4. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, znenie účinné od 1. 1. 2027 — § 5, § 6, § 10
5. Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník, znenie účinné od 17. 8. 2026 — § 269, § 301, § 566 až 575 (mandátna zmluva)