Softvér pre účtovnú kanceláriu: čo okrem účtovného programu

Stav k 19. októbru 2026. Opis produktov tretích strán vychádza výlučne z toho, čo uvádzajú ich výrobcovia na vlastných weboch (odkazy nájdete v zdrojoch); funkcie a ceny sa menia, preto ich pred rozhodnutím overte priamo u výrobcu.

Mapa: aká potreba, aký nástroj

Kategórie sa prekrývajú: jeden produkt môže pokryť dve-tri riadky tabuľky. Preto je praktickejšie začať od potrieb a až potom hľadať produkty.

Účtovný a mzdový program

Na čo slúži: jadro práce kancelárie — účtovné zápisy, DPH a kontrolný výkaz, daňové priznania, účtovná závierka, mzdy a výkazy do poisťovní. Na Slovensku sa najčastejšie stretnete s programami OMEGA a ALFA plus od KROS, POHODA od STORMWARE, Money S3 od Seyforu a s produktmi MRP. Funkcie tu neporovnávame; každý výrobca ich opisuje na svojom webe.

Na čo sa pýtať pri výbere:

1. Ktoré typy klientov budete účtovať (podvojné, jednoduché účtovníctvo, daňová evidencia SZČO)?
2. Ako program pracuje s viacerými firmami naraz a ako sa licencuje pre kanceláriu?
3. Ako sa doň dostanú prijaté e-faktúry a doklady z vyťažovania — automaticky, alebo importom súborov?
4. Má mzdy priamo v programe, alebo ako samostatný produkt?
5. Ako sa robí záloha a kto ju robí — vy, alebo výrobca v cloude?

Typické chyby: výber podľa toho, čo „pozná šéf“, bez overenia, či program zvláda typ klientov, ktorých kancelária naberá; a podcenenie toho, že sa okolo programu postupne nabaľujú ďalšie nástroje, ktoré s ním musia komunikovať.

Poštár pre e-faktúru

Na čo slúži: od 1. 1. 2027 musí platiteľ DPH tuzemské B2B faktúry vyhotovovať ako štruktúrované e-faktúry a každý odberateľ ich musí vedieť prijať — cez certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby v sieti Peppol. Zoznam certifikovaných poskytovateľov zverejňuje finančná správa. Podrobnosti zhŕňa článok Poštár pre e-faktúru: ako vybrať poskytovateľa a koľko to stojí.

Na čo sa pýtať pri výbere:

1. Je poskytovateľ na aktuálnom zozname certifikovaných poskytovateľov finančnej správy?
2. Ako sa prijaté e-faktúry dostanú do účtovného programu, v ktorom klienta účtujete?
3. Kto drží prístup — klient, alebo kancelária? A čo sa stane s dokladmi, keď klient zmení účtovníka?
4. Ako sa platí: za klienta, za doklad, paušálom? Je príjem spoplatnený?

Typické chyby: vyberať poštára len podľa ceny bez ohľadu na účtovný program, čo neskôr znamená ručné vkladanie XML; a zabudnúť na neplatiteľov DPH, ktorí faktúry síce nevystavujú, ale prijímať ich musia.

Vyťažovanie dokladov

Na čo slúži: z faktúry či bločku (sken, fotka, PDF) automaticky vytiahne údaje ako dodávateľ, suma, DPH a dátumy a pripraví ich na export do účtovného programu. Napríklad:

• Doklado podľa výrobcu automaticky vyplní sumu, DPH, dátum, dodávateľa a variabilný symbol, uvádza vyťaženie za 3–10 sekúnd a kompatibilitu s programami ako Pohoda, Omega, Money S3, MRP či Helios.
• Docflow podľa výrobcu používa AI trénovanú na slovenských a českých faktúrach a bločkoch a uvádza export do programov ako Omega, Pohoda, Money S3, MRP, MKsoft či Amulet.

Na čo sa pýtať pri výbere:

1. Do ktorého účtovného programu export funguje a ako (súbor, priame prepojenie, API)?
2. Kto skontroluje vyťažené údaje a ako sa opravujú chyby?
3. Ako sa nástroj zmení po 1. 1. 2027, keď časť prijatých faktúr príde ako štruktúrované XML a vyťažovať ju netreba?
4. Kde sú doklady uložené a aká je zmluva o spracúvaní údajov?

Typické chyby: zaplatiť za vyťažovanie bez toho, aby sa zmenil proces — doklady potom aj tak chodia e-mailom a ručne sa preposielajú. A neporovnať, koľko dokladov po nástupe e-faktúr ešte bude treba vyťažovať (bločky, zahraničné faktúry, faktúry od neplatiteľov).

Zber dokladov od klientov

Na čo slúži: aby klienti posielali doklady na jedno miesto, včas a bez naháňania. Niektoré nástroje to spájajú s vyťažovaním: Doklado podľa výrobcu umožňuje podnikateľom odovzdávať doklady „elektronicky v reálnom čase“ cez mobilnú aplikáciu, drag & drop alebo e-mail; KROS o Digitálnej kancelárii uvádza, že klienti doklady „môžu posielať bez návštevy kancelárie“ a že sa dajú preniesť do OMEGY, ALFA plus či Pohody. Jednoduchšia alternatíva je zdieľané úložisko s dohodnutou štruktúrou priečinkov.

Na čo sa pýtať pri výbere:

1. Zvládne to aj klient, ktorý dnes nosí šanón? Ako vyzerá jeho prvé prihlásenie?
2. Vidí kancelária, kto ešte doklady za mesiac neposlal?
3. Ako sa klientovi pripomína termín (napr. doklady do 10. dňa v mesiaci)?

Typické chyby: nástroj bez dohodnutého termínu a bez pripomínania. Technika sama nerieši disciplínu; tú rieši pravidlo, termín a dôsledná pripomienka. Systém uzávierok popisuje článok Chýbajúce doklady od klientov: systém uzávierok a pripomienok.

Evidencia klientov, úloh, termínov a komunikácie

Na čo slúži: odpovedať kedykoľvek na otázky „kto má na starosti tohto klienta“, „čo je u neho rozpracované“, „na čo čakáme od klienta“, „čo musí odísť tento týždeň“ a „čo sme mu naposledy písali“. Účtovný program na to zvyčajne nie je stavaný — eviduje účtovníctvo, nie prácu kancelárie.

Kancelárie to riešia rôzne:

• Excel alebo zdieľaná tabuľka — rýchly štart, žiadne náklady navyše, plná voľnosť. Výhody a limity rozoberáme v článku Evidencia klientov v Exceli vs. v aplikácii.
• Zdieľaný kalendár — dobrý na termíny, slabší na stav úloh a históriu.
• Všeobecné nástroje na úlohy ako Trello alebo Asana — flexibilné nástenky a zoznamy úloh; prispôsobenie účtovníckym procesom (opakované mesačné úlohy, väzba na klienta) si kancelária nastavuje sama.
• Všeobecné CRM — silné v kontaktoch a obchodnej komunikácii; na opakujúce sa účtovnícke termíny ho treba prispôsobiť.
• Aplikácie navrhnuté pre účtovné kancelárie — jednou z nich je SHANOON.

SHANOON ako jedna z možností

SHANOON je webová aplikácia pre účtovné kancelárie, ktorá beží vedľa účtovného programu — nie je to účtovný program a nerobí účtovníctvo, mzdy, vyťažovanie dokladov ani podávanie daňových priznaní. Pokrýva práve túto kategóriu:

• kartu klienta (IČO, DIČ, IČ DPH, kontaktné osoby, poskytované služby, zodpovedný účtovník, stav klienta) a onboarding checklist zo šablón,
• tikety a úlohy viazané na klienta a službu, vrátane opakovaných tiketov podľa plánu (napr. mesačné DPH, mzdy) a stavu „čaká na klienta“,
• automatické pripomienky klientom e-mailom a SMS, ktoré sa nepošlú, ak je úloha už splnená,
• e-mail v aplikácii (Gmail, Microsoft 365, IMAP) so zdieľanou aj osobnou schránkou a vláknami priradenými ku klientom,
• opakujúce sa termíny kancelárie na nástenke, evidenciu času a podklad k fakturácii,
• roly a prístupy vrátane dočasného prístupu k cudziemu klientovi pri zastupovaní a audit logu,
• integrácie s Gmailom, Microsoft 365, Doklado, KROS (Fakturácia, Digitálna kancelária, OMEGA), SuperFaktúrou, iDokladom, POHODOU, mPOHODOU a Money S3.

Ceny mesačne bez DPH: Štart 79 € (do 25 klientov), Rast 119 € (do 50 klientov), Kancelária 199 € (do 150 klientov), Biznis na mieru. Začína sa demom, samoobslužná registrácia nie je. Podrobnosti sú v cenníku a na stránke integrácií.

Na čo sa pýtať pri výbere v tejto kategórii (pri akomkoľvek nástroji):

1. Vie nástroj opakované úlohy podľa termínov (mesačné, štvrťročné, ročné)?
2. Dá sa jasne odlíšiť „čakáme na klienta“ od „robíme my“?
3. Vidí zastupujúci kolega všetko potrebné, keď je kolega na dovolenke alebo PN? (pozri Zastupiteľnosť v účtovnej kancelárii)
4. Dá sa obmedziť, kto vidí ktorých klientov, a je záznam o zmenách?
5. Prepojí sa s e-mailom a s programami, ktoré už používate?

Typické chyby: kúpiť nástroj a nepreniesť doň opakujúce sa termíny, takže sa paralelne ďalej vedie Excel; a nechať komunikáciu s klientmi v osobných schránkach, kde ju pri zastupovaní nikto nenájde.

Mzdy, archív, bezpečnosť a GDPR

Táto kategória nie je jeden produkt, ale súbor pravidiel naprieč všetkými nástrojmi vyššie. Kancelária spracúva veľa osobných údajov — mzdy zamestnancov klientov, rodné čísla, bankové účty — a nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR) od nej vyžaduje primerané technické a organizačné opatrenia na bezpečnosť spracúvania (čl. 32).

V diskusiách účtovníkov sa opakujú dve obavy, ktoré stoja za pozornosť pri každom nástroji:

• Prihlasovanie e-mailom do účtovného programu (debata sa viedla napríklad okolo OMEGY): ak prihlásenie stojí na e-mailovom účte, bezpečnosť programu je taká, aká je bezpečnosť tej schránky. Prakticky to znamená samostatný účet pre každého pracovníka, silné heslo, dvojfaktorové overenie e-mailu a žiadne zdieľané prihlasovacie údaje.
• Klienti, ktorí odmietli vyťažovanie cez tretiu stranu (v diskusii išlo o Doklado): nejde o konkrétny produkt, ale o princíp — klient nechce, aby jeho doklady putovali k ďalšej firme. Ak kancelária spracúva osobné údaje v mene klienta ako sprostredkovateľ, podľa čl. 28 ods. 2 GDPR nesmie zapojiť ďalšieho sprostredkovateľa bez predchádzajúceho písomného povolenia prevádzkovateľa. Klientovi preto treba povedať, aké nástroje používate, a mať to v zmluve.

Na čo sa pýtať pri každom nástroji:

1. Kde sú dáta fyzicky uložené a kto je sprostredkovateľ?
2. Je k dispozícii zmluva o spracúvaní osobných údajov (čl. 28 ods. 3 GDPR)?
3. Dá sa nastaviť, kto vidí ktorých klientov, a je záznam o tom, kto čo zmenil?
4. Ako sa dáta exportujú, ak nástroj opustíte?
5. Ako dodávateľ oznamuje bezpečnostné incidenty? Prevádzkovateľ oznamuje porušenie ochrany údajov dozornému orgánu bez zbytočného odkladu a podľa možnosti najneskôr do 72 hodín (čl. 33 ods. 1, s výnimkou prípadov bez pravdepodobného rizika) a sprostredkovateľ ho o porušení musí informovať bez zbytočného odkladu (čl. 33 ods. 2).

Archív: doklady, e-faktúry v XML a mzdové podklady treba uchovávať po zákonom stanovené lehoty a vedieť ich rýchlo nájsť pri daňovej kontrole. Rozhodnite, ktorý nástroj je „zdrojom pravdy“ pre archív — nie aby rovnaký doklad ležal v troch systémoch a žiadny nebol úplný.

Typické chyby: zdieľané heslá v tabuľke, bývalí zamestnanci s aktívnym prístupom, žiadny prehľad, ktoré nástroje spracúvajú údaje klientov, a chýbajúce zmluvy so sprostredkovateľmi.

Ako postupovať: checklist výberu

1. Spíšte, čo dnes robíte ručne a kde sa stráca čas — prepisovanie dokladov, naháňanie klientov, hľadanie e-mailov, kontrola termínov.
2. Priraďte každú potrebu ku kategórii podľa tabuľky vyššie. Nie každá kancelária potrebuje všetkých šesť kategórií.
3. Účtovný program berte ako pevný bod a pri každom ďalšom nástroji overte prepojenie práve naň.
4. Pred 1. 1. 2027 vyriešte poštára pre každého klienta — je to jediná kategória, ktorú určuje zákon s pevným dátumom.
5. Zoznam nástrojov a sprostredkovateľov si veďte pre účely GDPR a informujte o ňom klientov.
6. Vyskúšajte nástroj na 3–5 klientoch pred nasadením na celú kanceláriu.
7. Určte jedného človeka, ktorý nástroj „vlastní“ — nastavuje šablóny, prístupy a zaškoľuje nových kolegov.

Časté otázky

Aký softvér potrebuje účtovná kancelária na Slovensku?

Základom je účtovný a mzdový program, napríklad OMEGA, ALFA plus, POHODA, Money S3 alebo MRP. Okrem neho kancelárie používajú poštára pre e-faktúru (od 1. 1. 2027 ho potrebuje každý klient prijímajúci tuzemské B2B faktúry), nástroj na vyťažovanie a zber dokladov, evidenciu klientov, úloh a termínov a zabezpečený archív s riadením prístupov podľa GDPR.

Stačí účtovnej kancelárii len účtovný program?

Na samotné účtovníctvo áno, ale účtovný program spravidla neeviduje prácu kancelárie: kto má ktorého klienta, čo čaká na klienta, ktoré termíny sa blížia a čo ste klientovi písali. Na to kancelárie používajú Excel, zdieľaný kalendár, nástroje na úlohy ako Trello či Asana, CRM alebo aplikácie navrhnuté pre účtovné kancelárie.

Aký je rozdiel medzi vyťažovaním dokladov a poštárom pre e-faktúru?

Poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, cez ktorého sa od 1. 1. 2027 posielajú a prijímajú štruktúrované e-faktúry v sieti Peppol. Vyťažovanie dokladov z naskenovaných alebo PDF dokladov automaticky vytiahne údaje a pripraví ich na zaúčtovanie. E-faktúru v XML netreba vyťažovať, bločky a ďalšie doklady mimo e-faktúr áno.

Je SHANOON účtovný program?

Nie. SHANOON je webová aplikácia pre účtovné kancelárie, ktorá beží vedľa účtovného programu. Eviduje klientov, úlohy a opakované tikety, termíny, poštu a čas a posiela klientom automatické pripomienky. Účtovníctvo, mzdy, vyťažovanie dokladov ani podávanie daňových priznaní nerobí. Ceny začínajú na 79 eur mesačne bez DPH do 25 klientov.

Čo hovorí GDPR o nástrojoch, ktoré účtovná kancelária používa?

Nariadenie 2016/679 vyžaduje primerané technické a organizačné opatrenia na bezpečnosť spracúvania. Ak kancelária spracúva osobné údaje v mene klienta ako sprostredkovateľ, nesmie zapojiť ďalšieho sprostredkovateľa, napríklad cloudový nástroj, bez predchádzajúceho písomného povolenia klienta. S každým takým dodávateľom treba mať zmluvu o spracúvaní.

Na čo sa pýtať pri výbere akéhokoľvek nástroja pre kanceláriu?

Ako sa prepojí s vaším účtovným programom, kto drží prístupy a čo sa stane s dátami pri odchode klienta alebo zmene nástroja, kde sú dáta uložené, či je k dispozícii zmluva o spracúvaní osobných údajov a či sa dá obmedziť, kto vidí ktorých klientov.

Zdroje

1. Nariadenie (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) — čl. 28 (sprostredkovateľ), čl. 32 (bezpečnosť), čl. 33 (oznámenie porušenia)
2. Finančná správa: e-faktúra (zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby)
3. KROS: OMEGA — opis výrobcu
4. KROS: ALFA plus — opis výrobcu
5. KROS: Mzdy a personalistika OLYMP — opis výrobcu
6. KROS: Digitálna kancelária — opis výrobcu
7. STORMWARE: POHODA — opis výrobcu
8. Seyfor: Money S3 — opis výrobcu
9. MRP: účtovné a mzdové systémy — opis výrobcu
10. Doklado — tvrdenia výrobcu o vyťažovaní a zbere dokladov
11. Docflow — tvrdenia výrobcu o vyťažovaní dokladov
12. Trello
13. Asana
14. SHANOON: cenník
15. SHANOON: integrácie