Zastupiteľnosť v účtovnej kancelárii: keď účtovník ochorie

Stav k 19. októbru 2026. Ustanovenia daňového poriadku, zákona o dani z príjmov a zákona o DPH citujeme v znení účinnom k dnešnému dňu; v uvedených bodoch sa k 1. 1. 2027 nemenia.

V skupine účtovníkov na Facebooku sa nedávno riešil prípad, keď kolegyne museli zo dňa na deň prevziať 29 firiem chorého kolegu tesne pred termínom DPH. Najlajkovanejší komentár zhrnul, prečo to v mnohých kanceláriách bolí: o klientoch vedel len ten, kto ich mal. Nižšie je postup, ako to pripraviť skôr, než to budete potrebovať.

Prístupy a splnomocnenia: komu ich dať, aby ich mohol použiť aj kolega

Najčastejšia prekážka nie je chýbajúce heslo, ale splnomocnenie udelené konkrétnej fyzickej osobe.

Portál finančnej správy a eDane

Daňový poriadok umožňuje daňovému subjektu dať sa zastupovať zástupcom v rozsahu plnomocenstva (§ 9 ods. 2). Pre kanceláriu sú dôležité tri pravidlá z § 9 ods. 3:

• V tej istej veci môže mať daňový subjekt len jedného zástupcu. Dve účtovníčky nemôžu mať od jedného klienta dve súbežné plnomocenstvá na tú istú daň.
• Ak je zástupcom právnická osoba, koná za ňu jej štatutárny orgán alebo osoba, ktorú tento orgán poveril. Podľa podpory finančnej správy môže štatutár poveriť konaním zamestnanca.
• Ďalšiu osobu na konanie môže splnomocniť len zástupca, ktorý je daňovým poradcom alebo advokátom. Účtovníčka ako fyzická osoba, ktorá nie je daňovým poradkyňou, svoje plnomocenstvo kolegyni „posunúť“ nemôže.

Praktický záver: ak má kancelária formu s. r. o. alebo inej právnickej osoby, nechajte plnomocenstvo znieť na kanceláriu a konanie jednotlivých zamestnancov riešte poverením zo strany štatutára. Pri zástupe potom netreba nový podpis od klienta. Plnomocenstvo musí obsahovať rozsah oprávnenia; ak nie je presne vymedzený, považuje sa za všeobecné. Účinné je odo dňa doručenia správcovi dane (§ 9 ods. 4).

Elektronicky musia s finančnou správou komunikovať platitelia DPH, právnické osoby zapísané v obchodnom registri, podnikatelia registrovaní pre daň z príjmov aj ich zástupcovia (§ 14 ods. 1). Ako prideliť prístupy jednotlivým používateľom v osobnej internetovej zóne, si overte v aktuálnych príručkách na portáli finančnej správy — postup sa s úpravami portálu mení.

Slovensko.sk (elektronická schránka)

Majiteľ elektronickej schránky môže udeliť plné alebo čiastočné oprávnenie na prístup a disponovanie so schránkou, a to aj inej spoločnosti. V žiadosti sa uvádza doba platnosti oprávnenia od–do. Aj tu platí: ak oprávnenie dostane kancelária ako právnická osoba, zástup sa rieši vnútri kancelárie.

Sociálna poisťovňa a zdravotné poisťovne

Prístupy k elektronickým službám Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní (mesačné výkazy, prihlášky zamestnancov) sa riešia osobitne v každej inštitúcii. Spôsob udelenia splnomocnenia a to, či ho možno viazať na kanceláriu namiesto konkrétnej osoby, si overte priamo v Sociálnej poisťovni a v poisťovni klienta.

Prehľad termínov každého klienta

Pri prevzatí 29 firiem je prvá otázka: čo z toho horí tento týždeň? Odpoveď má dať jedna tabuľka, nie pamäť chorého kolegu.

Pri DPH si pamätajte, že priznanie, kontrolný výkaz aj súhrnný výkaz sa podávajú do 25 dní po skončení zdaňovacieho obdobia (§ 78, § 78a a § 80 zákona o DPH). Kompletný ročný prehľad termínov je v kalendári daňových a odvodových povinností 2027.

Karta postupov ku každému klientovi

Zastupujúci účtovník nepotrebuje celé účtovníctvo klienta, ale jednu stranu s tým, čo je u neho iné ako u ostatných. Šablóna:

1. Kontakt — kto u klienta posiela doklady, kto podpisuje, preferovaný kanál (e-mail, telefón).
2. Odkiaľ chodia doklady — zdieľaná zložka, e-mail, poštár e-faktúr, banka (export výpisov).
3. Účtovný program a prístup — kde je databáza, kto má licenciu.
4. Špecifiká — samozdanenie, oslobodené plnenia, platby kartou bez VS, auto v režime 50 %, zahraničné faktúry.
5. Čo sa robí každý mesiac — poradie krokov a kontrol.
6. Na čo si dať pozor — opakované chyby, „klient zabúda posielať vydané faktúry“.
7. Rozpracované veci — otvorené otázky, sporné položky, korešpondencia s úradom.

Kartu udržiavajte priamo pri klientovi, nie v osobných poznámkach účtovníka. Ako zostaviť systém mesačného zberu dokladov, aby sa dal prevziať, popisujeme v článku Chýbajúce doklady od klientov.

Odovzdávací protokol

Plánovaný zástup (dovolenka, materská) aj trvalé prevzatie klientov (odchod zamestnanca) uzatvárajte krátkym protokolom. Pri náhlej chorobe ho vyplní ten, kto prevezme, podľa toho, čo zistí — aj to má cenu, lebo po návrate je jasné, čo kto urobil.

Odovzdávací protokol — [klient]

• Odovzdáva: [meno] — Preberá: [meno] — Obdobie zástupu: od [dátum] do [dátum]
• Stav účtovníctva: zaúčtované do [mesiac], doklady za [mesiac] dodané / chýbajú
• Podané za posledné obdobie: DPH ☐ KV ☐ SV ☐ mzdy ☐ výkazy ☐
• Najbližšie termíny: [zoznam]
• Otvorené otázky a komunikácia s úradmi: [zoznam]
• Prístupy a oprávnenia: overené ☐ chýbajú: [čo]
• Poznámky: [text]
• Dátum a podpis oboch strán

Poistenie zodpovednosti

Zákon o účtovníctve ani živnostenský zákon nevyžadujú pri vedení účtovníctva povinné poistenie zodpovednosti za škodu. Povinné je pre daňových poradcov — pred začiatkom činnosti a pri zamestnancoch aj za škodu spôsobenú zamestnancom (§ 20 zákona č. 78/1992 Zb. o daňových poradcoch).

Pre kanceláriu, ktorá podáva priznania za desiatky klientov, je dobrovoľné poistenie napriek tomu rozumné. Pri výbere sa poisťovne pýtajte najmä:

1. Kryje poistka škodu spôsobenú zmeškaním lehoty aj chybou zamestnanca?
2. Kryje pokuty a úroky uložené klientovi, alebo ich vylučuje? Podmienky sa líšia.
3. Ako sa postupuje, ak škoda vznikla počas zastupovania iným kolegom alebo externistom?
4. Aký je limit plnenia na jednu udalosť a za rok a aká spoluúčasť?

Poistka nenahrádza zastupiteľnosť — poistná udalosť je to, čomu sa práve snažíte predísť.

Keď sa termín predsa zmešká: aké sú možnosti

DPH, kontrolný výkaz, súhrnný výkaz

Lehotu ustanovenú zákonom správca dane predĺžiť nemôže (§ 28 ods. 2 daňového poriadku). Pri DPH preto neexistuje „žiadosť o odklad“ — treba podať čo najskôr. Za nepodanie priznania v ustanovenej lehote ukladá správca dane pokutu od 100 do 30 000 eur (§ 155 ods. 1 písm. a) v spojení s § 154 ods. 1 písm. a) daňového poriadku). Pokutu, ktorej výšku možno určiť v rámci rozpätia, daňový úrad pri prvom porušení povinnosti neuloží (§ 155 ods. 4). Ak sa daň zaplatí neskoro, vyrubí sa úrok z omeškania (§ 156). Ako finančná správa posudzuje „prvé porušenie“ pri konkrétnom klientovi, overte priamo u správcu dane.

Daňové priznanie k dani z príjmov

Lehota je tri kalendárne mesiace po skončení zdaňovacieho obdobia (§ 49 ods. 2 zákona o dani z príjmov), pri kalendárnom roku teda do 31. marca. Daňovník ju môže predĺžiť oznámením podaným správcovi dane do uplynutia pôvodnej lehoty:

• najviac o tri celé kalendárne mesiace,
• najviac o šesť mesiacov, ak má príjmy zo zdrojov v zahraničí,
• nová lehota je koniec mesiaca uvedeného v oznámení a v nej je aj daň splatná (§ 49 ods. 3).

Pre zastupiteľnosť z toho plynie jednoduché pravidlo: oznámenia o predĺžení podávajte plošne a včas, napríklad do polovice marca, u všetkých klientov, ktorých podklady nie sú kompletné. Po 31. marci už táto možnosť nie je. Výnimky platia pre daňovníkov v konkurze alebo v likvidácii.

Odpustenie zmeškania lehoty

Daňový poriadok umožňuje požiadať o odpustenie zmeškania lehoty zo závažných dôvodov (§ 29). Žiadosť treba podať najneskôr do 30 dní odo dňa, keď dôvody odpadli, a v tej istej lehote urobiť zmeškaný úkon. Zmeškanie už predĺženej lehoty odpustiť nemožno a po roku od posledného dňa pôvodnej lehoty už vôbec. Či správca dane uzná chorobu účtovníka za závažný dôvod, zákon neurčuje — nespoliehajte sa na to ako na plán.

Hodnotenie a vyťaženosť tímu

V rovnakej diskusii zaznela aj druhá strana problému: hodinová sadzba pomocnej sily 7 € na hodinu a komentár „hodnotí sa čas, nie výkon“ s desiatkami súhlasných reakcií. Zastupiteľnosť nefunguje v tíme, kde je každý vyťažený na 100 % a zástup znamená nadčasy bez uznania.

Čo pomáha:

• Kapacitná rezerva. Ak je každý účtovník naplnený na hranu, prevzatie 29 firiem je nemožné. Plánujte s rezervou na zástup v termínovom týždni.
• Dvojice. Každý klient má primárneho a zastupujúceho účtovníka. Zastupujúci aspoň raz za štvrťrok nazrie do jeho karty.
• Meranie výkonu, nie len hodín. Popri odpracovaných hodinách sledujte počet klientov, podaní v termíne a podiel fakturovateľných hodín.
• Ocenenie zástupu. Hodiny strávené za kolegu evidujte zvlášť a zohľadnite ich v odmeňovaní.
• Rozloženie termínov. Ak má jeden účtovník všetkých mesačných platiteľov DPH a druhý len ročné uzávierky, choroba prvého je kríza a druhého nie.

Viac o nástrojoch, ktoré kancelária potrebuje popri účtovnom programe, nájdete v článku Softvér pre účtovnú kanceláriu.

Checklist zastupiteľnosti

1. Splnomocnenia klientov na portáli FS znejú na kanceláriu ako právnickú osobu, ak ňou je.
2. Štatutár kancelárie má poverené konanie zamestnancov a pozná postup pridelenia prístupov.
3. Oprávnenia na slovensko.sk sú udelené s jasnou dobou platnosti.
4. Prístupy do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní sú zmapované pre každého klienta.
5. Každý klient má primárneho a zastupujúceho účtovníka.
6. Existuje jeden prehľad termínov všetkých klientov.
7. Každý klient má kartu postupov s aktuálnymi špecifikami.
8. Zástup sa uzatvára odovzdávacím protokolom.
9. Oznámenia o predĺžení lehoty na DP k dani z príjmov sa podávajú plošne do polovice marca.
10. Poistka zodpovednosti je preverená na zmeškanie lehoty a chybu zamestnanca.

Časté otázky

Môže účtovníčka, ktorá má od klienta plnomocenstvo, poveriť zastupovaním kolegyňu?

Ak je zástupcom fyzická osoba, ktorá nie je daňovým poradcom ani advokátom, nie. Podľa § 9 ods. 3 daňového poriadku môže ďalšiu osobu splnomocniť len zástupca, ktorý je daňovým poradcom alebo advokátom. Ak je zástupcom právnická osoba, napríklad kancelária ako s. r. o., koná za ňu štatutárny orgán alebo osoba, ktorú poveril, napríklad zamestnanec.

Môže mať klient na finančnej správe viac zástupcov naraz?

V tej istej veci len jedného. Viacerých zástupcov môže mať len pre rôzne veci, ktorých rozsah sa neprekrýva. Preto je pri zastupiteľnosti výhodnejšie, keď plnomocenstvo znie na kanceláriu ako právnickú osobu a konanie zamestnancov sa rieši poverením štatutára.

Dá sa predĺžiť lehota na podanie priznania k DPH?

Nie. Lehotu ustanovenú zákonom správca dane predĺžiť nemôže (§ 28 ods. 2 daňového poriadku). Priznanie k DPH, kontrolný výkaz aj súhrnný výkaz treba podať do 25 dní po skončení zdaňovacieho obdobia. Pri zmeškaní treba podať čo najskôr.

Ako predĺžiť lehotu na daňové priznanie k dani z príjmov?

Oznámením podaným správcovi dane do uplynutia pôvodnej lehoty, pri kalendárnom roku do 31. marca. Lehota sa predĺži najviac o tri celé kalendárne mesiace, pri príjmoch zo zahraničia najviac o šesť. V novej lehote je aj daň splatná. Upravuje to § 49 ods. 3 zákona o dani z príjmov.

Aká pokuta hrozí za podanie daňového priznania po lehote?

Za nepodanie priznania v ustanovenej lehote ukladá správca dane pokutu od 100 do 30 000 eur podľa § 155 ods. 1 písm. a) daňového poriadku. Pri prvom porušení povinnosti daňový úrad pokutu v rámci rozpätia neuloží (§ 155 ods. 4). Pri neskorej úhrade dane sa navyše vyrubuje úrok z omeškania.

Musí mať účtovná kancelária poistenie zodpovednosti za škodu?

Zákon o účtovníctve ani živnostenský zákon ho pri vedení účtovníctva nevyžadujú. Povinné je pre daňových poradcov podľa zákona o daňových poradcoch. Dobrovoľné poistenie je pre kanceláriu rozumné; overte najmä, či kryje zmeškanie lehoty, chybu zamestnanca a pokuty uložené klientovi.

Zdroje

1. Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), znenie účinné od 1. 9. 2026 — § 9, § 14, § 28, § 29, § 154 až 156
2. Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní, znenie účinné od 1. 1. 2027
3. Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, znenie účinné od 1. 1. 2027 — § 49 ods. 2 a 3
4. Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, znenie účinné od 1. 1. 2026 — § 78, § 78a, § 80
5. Zákon č. 78/1992 Zb. o daňových poradcoch a Slovenskej komore daňových poradcov — § 20, poistenie zodpovednosti
6. Zákon č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní, znenie účinné od 17. 8. 2026
7. Finančná správa: Zastupovanie (podpora)
8. Slovensko.sk: Prístup a disponovanie s elektronickou schránkou